在宅ワーク、とくにバックオフィスのお仕事で“必ず役に立つスキル”が、この記事で紹介する 文章力・ビジネスマナー・丁寧な対応 です。
「文章に自信がない…」
「言葉づかいがこれで合っているのかわからない」
「お客様対応って難しそう」
そんな人でも大丈夫。
この記事では、初心者でも今日からすぐに使える“やさしい法則”だけをまとめています。
書き方のコツを押さえるだけで、
・伝わりやすい
・信頼される
・ミスが減る
この3つが一気に手に入るので、ぜひここで身につけてくださいね。
◆ 文章力に自信がなくても大丈夫。まずは「3つの基本の型」を覚えよう
文章の善し悪しはセンスではなく「型」で決まります。
まずは、バックオフィス業務のチャット・メール・DM対応で使える、超シンプルな3つの型をご紹介します。
① 結論 → 理由 → 補足 の順で書く
バックオフィスでは、結論が最初にある方が相手が理解しやすいです。
例）結論が後の悪い例
「本日、予約の空き状況を確認したところ、午後は混みあっており…」
→ 結局空いているのか空いていないのかがわからない。
良い例（結論→理由→補足）
「本日午後の予約はすべて満席です。
午前中は2枠空きがございますので、よろしければご案内可能です。」
結論が先にあるだけで、一気に丁寧かつわかりやすい文章になります。
② 長文より“短く区切る”
文章が長くても、読む側が疲れてしまっては意味がありません。
・1文はなるべく40文字以内
・改行を入れる
・箇条書きも活用
これだけで「読みやすい文章だね」と言われるようになります。
③ 主語と目的をはっきりさせる
初心者さんの多くがやりがちなミスが「何を、どうしたいのか」がぼやける書き方。
悪い例）
「フォーム、もう一度お願いできますか？」
→ 何をどうすればいいのか不明。
良い例）
「申し込みフォームの再送をお願いできますか？
こちらのURLから再度入力をお願いいたします。」
相手が迷わない案内 ができると、サポートの質が大きく上がります。
◆ 丁寧な文章に変わる“魔法の言い換え集”
初心者さんがすぐに真似できる、便利な丁寧表現をまとめました。
その1：語尾を柔らかくする
・してください → お願いいたします
・いいですよ → 問題ございません
・すみません → 恐れ入りますが / お手数ですが
・わかりました → 承知いたしました
語尾が変わるだけで「大人の文章」になります。
その2：安心感を添える言葉を足す
丁寧な対応の決め手は、不安をなくすひと言です。
・「ご安心くださいね」
・「お気軽にお声がけください」
・「心配な点があれば、いつでもご相談ください」
このひとことだけで、相手の気持ちが大きくラクになります。
その3：相手の行動をしやすくする言い回し
・「こちらからご確認いただけます」
・「以下の手順で進めていただければ大丈夫です」
・「〇〇していただけるとスムーズです」
相手が迷わず行動できる案内ができると、評価がぐんと上がります。
◆ ビジネスマナーの基本は「敬語」と「スピード」
文章力に加えて、チャットサポートや事務で大切なのが ビジネスマナー。
特に覚えるのはこの3つだけでOKです。
① 正しい敬語
難しそうに感じますが、最低限のものだけ押さえれば十分です。
・「了解しました」→「承知しました」
・「どちら様ですか？」→「お名前を教えていただけますか？」
・「すみません」→「申し訳ございません」
敬語が整うだけで、あなたの印象が一気に変わります。
② 返信スピード
すぐに返す必要はありませんが、1〜2時間以内に返信できると“丁寧な方” という印象になります。
もし時間がかかる場合はひとこと
「ご返信に少しお時間をいただきます」
と添えておけば安心されます。
③ 感情を混ぜない
ビジネス文章では、どれだけ相手が感情的でも、やさしく、落ち着いた文章で返すのが大切。
「不快に思われたら申し訳ありません」
「お気持ちお察しいたします」
と一度受け止めてから案内するのがコツです。
◆ “丁寧な対応力”は、書けば書くほど磨かれる
丁寧な対応とは相手の気持ちを想像して言葉を選ぶことです。
・この案内で相手は迷わないかな？
・不安が残っていないかな？
・もっと分かりやすい言い方はないかな？
これを1つずつ意識するだけで、文章はどんどん洗練されていきます。
◆ 次は「PC基礎スキル」を身につけてステップアップ
文章力・ビジネスマナーが身についたら、次は必要なPC基礎スキルを学ぶのがおすすめです。
文章が書けても、
・ファイルの扱い
・フォルダ整理
・ショートカット
・Googleドキュメントやスプレッドシートの基本操作
ができないと、作業に時間がかかってしまいます。
次の記事では、「在宅ワークで絶対に使うPCスキルだけを厳選」して、初心者でも今日からすぐ身につく方法を解説します。
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